中國食品藥品網(wǎng)訊（記者 蔣守福） 記者日前從安徽省藥品監(jiān)督管理局獲悉，自2016年至今，安徽省級藥品監(jiān)管部門已累計整理出文書、業(yè)務(wù)、會計、實物、聲像等各類型檔案10萬余件（卷），掃描件近30萬頁，著錄條目近8萬條；同時，通過實行紙質(zhì)化與電子化雙重管理模式，對現(xiàn)行檔案進行科學(xué)分類、有序歸檔，基本實現(xiàn)了文書檔案電子化、業(yè)務(wù)檔案條目化。

　　“藥品檔案資源建設(shè)和管理工作，是加強藥品監(jiān)管的一項基礎(chǔ)性、支撐性工作，是智慧監(jiān)管的重要組成部分，亦是藥品監(jiān)管事業(yè)規(guī)范發(fā)展的一個重要標準?！卑不帐∷幤繁O(jiān)督管理局黨組書記、局長吳麗華介紹，近年來，該局通過高位推動、全面發(fā)動、上下聯(lián)動、齊抓共管，不斷健全完善檔案管理工作制度和機制、持續(xù)加強檔案室基礎(chǔ)建設(shè)、科學(xué)推進檔案信息化建設(shè)等，檔案資源建設(shè)和管理工作邁上新臺階，極大地促進了藥品監(jiān)管事業(yè)的健康發(fā)展。

　　精裝“軟硬工程”

　　近年來，為了讓藥品檔案資源建設(shè)和管理工作煥發(fā)“新貌”，安徽省級藥品監(jiān)管部門做了大量具有開拓性并且卓有成效的工作。其中，最為“直觀”是不斷加大軟硬件設(shè)施的投入力度，打造標準化檔案室。

　　安徽省藥品監(jiān)督管理局辦公室主任許伏新介紹，“比如，我們嚴格落實檔案管理工作‘三分開’‘八防’‘三鐵’等規(guī)范化要求，設(shè)立了一個總面積300余平方米的檔案庫房，購置了容積大、視野廣、密封性強的新型可移動檔案密集架，配備了防火、防盜、溫濕度調(diào)控設(shè)施，以及專用計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)存儲等設(shè)備，為做好藥品檔案資源建設(shè)和管理工作提供了良好的條件?！?/p>

圖為安徽省藥品監(jiān)督管理局檔案庫房內(nèi)的可移動密集架。記者 蔣守福 攝

　　正所謂“小細節(jié)”彰顯“大形象”。檔案室的“硬裝工程”當(dāng)然不會漏掉任何一個角落。記者在檔案室辦公區(qū)一側(cè)玻璃窗下的墻面上，看到了印有“檔案數(shù)字化建設(shè)基本流程”內(nèi)容的墻紙?！霸冗@里的墻面很不平整，維修了好幾次，效果都不是很理想。經(jīng)過再三考慮，就改用墻紙代替了。上面的內(nèi)容，也是經(jīng)過討論后才決定的?！卑不帐∷幤繁O(jiān)督管理局檔案管理工作專職負責(zé)人張佰仲說道。

　　而在“軟裝”方面，安徽省級藥品監(jiān)管部門則結(jié)合新時期檔案管理工作特點，持續(xù)推進檔案信息化建設(shè)，研究制定了《機關(guān)檔案工作達標升級方案》，并調(diào)撥專項資金30萬元對檔案整理項目實施招標采購，建立了便于檢索、利用的電子檔案系統(tǒng)，使之基本達到檔案室標準化建設(shè)的要求。同時，依托國家檔案局《歸檔文件整理規(guī)則》《安徽省文書檔案文件級目錄數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)與著錄細則》等規(guī)定，通過征求意見、下發(fā)通知等形式，并下?lián)軐ｍ椯Y金60萬元，在安徽部分地市級藥品監(jiān)管部門推行標準化檔案室建設(shè)試點。此外，還向安徽省檔案局移交了電子檔案，并按規(guī)定要求申報了直屬單位全宗設(shè)置和全宗號管理的意見等。

圖為安徽省藥品監(jiān)督管理局檔案管理工作專職負責(zé)人張佰仲在整理聲像檔案。記者 蔣守福 攝

　　檔案室軟硬件環(huán)境的巨大改善，給日常的藥品監(jiān)管工作帶來了極大便利?！霸葲]有像樣的檔案室，東西都是亂堆亂放，找材料時往往要翻箱倒柜，費時又費力。經(jīng)過這么一番改造之后，檔案室不僅‘高端大氣上檔次’，管理也更加科學(xué)、規(guī)范了?，F(xiàn)在只需登錄電子檔案系統(tǒng)檢索，然后‘按圖索驥’，便能很快找到要用的材料，方便快捷多了。”安徽省食品藥品信息與舉報中心副主任胡林感慨道。

圖為安徽省藥品監(jiān)督管理局檔案發(fā)展史展室一角。記者 蔣守福 攝

　　織牢“制度根底”

　　記者在檔案室看到，墻上貼滿了《機關(guān)檔案管理辦法》《檔案室管理制度》《歸檔文件整理細則》《檔案人員工作職責(zé)》《檔案保密制度》等各項管理制度。對于檔案管理工作人員而言，經(jīng)?！皬?fù)習(xí)”這些規(guī)章制度，能時刻保持警醒。

　　“藥品檔案不僅數(shù)量多，種類也相當(dāng)雜。如果管理制度不完善，監(jiān)管工作將難以開展。為此，我們根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法、《安徽省檔案條例》等有關(guān)法律法規(guī)，緊密結(jié)合藥品監(jiān)管部門的具體工作職能以及先期調(diào)研摸底情況，制定了一系列適應(yīng)本單位檔案管理工作需要的規(guī)定、規(guī)范、標準等，確保檔案的收集整理、移交歸檔、保管利用等得到有效規(guī)范?！睆埌壑俳榻B道。

　　為形成檔案工作面上有人管、具體事務(wù)有人干、末端落實有人抓的長效管理機制，安徽省級藥品監(jiān)管部門將檔案管理工作列入年度工作計劃和領(lǐng)導(dǎo)重要議事日程，與機關(guān)其他工作同部署、同考核、同落實。同時，根據(jù)檔案管理工作的新規(guī)定，建立了檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，明確了分管檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)、管理部門、專職人員和機關(guān)各處室責(zé)任人、兼職檔案管理員及其崗位職責(zé)，旨在通過建立完善的檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，促進檔案資源建設(shè)和管理工作更加規(guī)范化、制度化。

　　針對檔案安全問題，安徽省級藥品監(jiān)管部門建立了安全保密、借閱利用、移交歸檔、鑒定銷毀等規(guī)章制度，防止失泄密和違規(guī)操作現(xiàn)象發(fā)生。同時，嚴格落實安全檢查制度，除了對檔案庫房實行全時監(jiān)控外，還對檔案庫房內(nèi)安全設(shè)施設(shè)備的完好狀況、室內(nèi)溫濕度情況等實施定期檢查，并要求及時將相關(guān)情況記入檔案檢查登記臺賬，以期把安全隱患消滅在萌芽狀態(tài)。

　　“我們還對定期檢查發(fā)現(xiàn)的各類風(fēng)險點進行了梳理，并有針對性地制定了相應(yīng)的應(yīng)急處置預(yù)案。比如針對季節(jié)性防汛、防火以及緊急情況下的檔案資料遷移工作，設(shè)計了科學(xué)的應(yīng)急疏散方案，并要求利用信息化手段，做好檔案的拷貝存儲、異地備份等工作。”張佰仲補充道。

　　鍛造“人才方陣”

　　軟硬件環(huán)境的極大改善，以及各項制度的日益規(guī)范與完善，為檔案管理工作帶來了“雙重加持”，效率也得到質(zhì)的提升。

　　近日，記者在檔案室看到，張佰仲正在整理新近收集的一批文書、業(yè)務(wù)檔案。雖然材料很多，但張佰仲很快就將其歸檔完畢，整個過程“專業(yè)范兒”十足?！皠傞_始接觸檔案管理工作的時候，自己完全是‘門外漢’，生怕工作出什么岔子。經(jīng)過多年的學(xué)習(xí)實踐，現(xiàn)在已經(jīng)很上手了。”他坦言。

圖為安徽省藥品監(jiān)督管理局檔案管理工作專職負責(zé)人張佰仲在整理業(yè)務(wù)檔案。記者 蔣守福 攝

　　“唯有鍛造‘人才方陣’，方能聚力于檔案管理事業(yè)的長遠發(fā)展?！卑不帐∷幤繁O(jiān)督管理局辦公室調(diào)研員薛敬錄表示，為不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)，2016年以來，安徽省級藥品監(jiān)管部門采取多種形式，大力開展藥品檔案法律法規(guī)宣傳與教育，增強機構(gòu)領(lǐng)導(dǎo)班子及檔案管理工作人員的檔案意識，保證藥品檔案管理的各個環(huán)節(jié)（如形成、積累、收集、整理等）都得到科學(xué)保障，做到用制度來規(guī)范檔案管理工作；同時，緊密結(jié)合檔案管理工作新規(guī)則，舉辦了多場全省系統(tǒng)范圍內(nèi)的業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，組織機關(guān)、直屬單位業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)近20次，并到20余家省直單位檔案管理部門、檔案公司走訪學(xué)習(xí)……“通過請進來教、走出去學(xué)等形式，目前已基本解決了檔案管理人員理論吃不透、操作少實踐、參考無樣板的瓶頸問題?！毖翠浾f。

　　“檔案資源建設(shè)和管理工作能取得現(xiàn)在的成績，離不開所有檔案管理工作人員的積極參與和辛勤付出。經(jīng)過三年多的辛苦耕耘，我們不僅按時、按質(zhì)、按量地完成了‘從無到有’的初步目標任務(wù)，檔案的規(guī)范性、準確性、齊全性以及利用性、查詢服務(wù)功能等亦得到極大的優(yōu)化和提升。”吳麗華表示，下一步，該局將結(jié)合單位工作性質(zhì)，科學(xué)計劃、夯實基礎(chǔ)；同時加大人、財、物投入力度，加快檔案管理的信息化建設(shè)進度，逐步實現(xiàn)檔案的無紙化存儲、異地保管備份以及網(wǎng)上查詢、利用、審批等功能。我們也希望，通過不斷釋放藥品檔案資源建設(shè)和管理工作的潛能，為藥品監(jiān)管事業(yè)發(fā)展貢獻智慧和力量。

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